I punti chiave che gli organizzatori di un evento culturale dovrebbero conoscere sono almeno cinque. Se hai mai allestito un evento culturale, sai che non tutto fila sempre liscio come dovrebbe e ci sono moltissime cose da considerare.

La prima regola d’oro per riuscire a organizzare un evento culturale è questa: non mostrare mai e poi mai che hai paura. Devi riuscire a fare la tua migliore poker face di fronte alle difficoltà, anche se ti sembra di remare controcorrente e tutto ti dice che potresti non farcela. Niente panico, ricorda piuttosto che a tutto si può trovare una soluzione.

L’organizzazione di  eventi non è un compito semplice, anzi. Ma si possono identificare almeno alcuni  punti chiave che dovresti tenere a mente, affinché tutto fili liscio.

1. Indica chiaramente, nero su bianco, l’obiettivo dell’evento e il suo formato

Devi mettere tutto nero su bianco, in maniera chiara per te e per chiunque collabori con te: vuoi trasmettere informazioni a chi partecipa; ringraziare un ente oppure dei partner per il loro supporto; fare fundraising per un importante progetto oppure offrire dei piacevoli intrattenimenti ai tuoi ospiti? A seconda di come risponderai a questa domanda, potrai stabilire come impostare il tuo evento e, quindi, che formato esso debba avere per raggiungere lo scopo che ti sei prefissato.

2. Pianifica in modo maniacale

Devi considerare tutto quello che ti serve, innanzitutto. Poi pensare a come ti serve, quando e perché. Inoltre, devi anche assegnare dei ruoli, in base a chi con le sue competenze ti può dare cosa… Insomma, non c’è nulla che ti possa sfuggire, se terrai tutto annotato e non per forza su carta. Esistono moltissime applicazioni in grado di aiutarti a pianificare il tuo evento culturale come un vero e proprio event planner.

3. Decidi con precisione il tuo budget

Non è un mistero che uno dei più grandi problemi nell’organizzazione di un evento culturale è legato alla questione soldi:ci sono associazioni infatti che non possono contare su un grande budget e quindi dovranno stare attenti a pianificare le spese e soprattutto dovranno capire quali sono le cose che si possono tagliare e quali invece sono indispensabili per la riuscita dell’evento!

Fare errori da questo punto di vista può essere decisivo in negativo:infatti spesso capita che non si riesce a comprendere la portata del proprio budget, lo si sopravvaluta e poi ci si trova in grande difficoltà!

4. Autorizzazioni e permessi

Da questo punto di vista la differenza la farà sicuramente il fatto se l’evento sarà al chiuso o all’aperto! Nel primo caso le procedure sono molto più rapide e una delle cose più importanti da fare è quella di risolvere il permesso, Siae visto che nella maggior parte dei casi in questi eventi culturali si decide di mettere musica per intrattenere le persone e non annoiarle.

Nel caso in cui l’evento si svolga al chiuso ci sono tanti permessi e licenze in più da avere:

·         Permessi utilizzo strumentazioni acustiche

·         Patrocinio

·         Somministrazione cibo e bevande